Aplikasi Keuangan Sekolah untuk Mengelola Pembayaran Siswa

Aplikasi Keuangan Sekolah (AKS) merupakan sebuah aplikasi yang sering digunakan oleh sekolah-sekolah untuk membantu mereka dalam hal keuangan. Setiap sekolah pasti memiliki jumlah siswa yang berbeda-beda, tapi pasti lebih banyak dari tenaga pengajar dan karyawannya. Segala urusan siswa tentu harus menjadi perhatian utama dari sekolah. 

Bukan hanya mengurus tentang bagaimana kegiatan belajar mengajar yang berlangsung, kualifikasi guru yang mengajar hingga sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan para siswa. Sekolah juga harus memastikan bahwa semua pelayanan yang tersedia memberikan kemudahan, baik bagi siswa atau bagi karyawan yang mengemban tugas tersebut.

Misalnya saja untuk urusan pembayaran sekolah. Ada beberapa jenis pembayaran yang biasanya ada di sekolah, mulai dari biaya pembangunan, biaya bulanan, biaya praktik, hingga biaya pembayaran buku. Sekolah pasti sudah memiliki tenaga atau karyawan tersendiri untuk mengurus semua keperluan atau hal-hal tentang pembayaran siswa. 

Mengurus pembayaran siswa dengan jumlah yang tidak sedikit membuat kesalahan pun bisa terjadi, misalnya lupa memberikan kuitansi, salah dalam mencatat jumlah uang dan kesalahan lain yang tentunya bisa menimbulkan masalah fatal. Itulah mengapa kehadiran aplikasi keuangan sekolah sangatlah membantu tenaga yang bertugas pada pembayaran siswa. 

Perkembangan zaman yang semakin maju membuat teknologi bisa dimanfaatkan untuk berbagai keperluan hidup, termasuk dalam lingkup pendidikan. Tidak ada salahnya jika sekolah memanfaatkan aplikasi ini untuk memudahkan pekerjaan dan tentunya meminimalkan kesalahan. Lantas, apa saja kegunaan aplikasi ini dalam pembayaran siswa di sekolah. 

Merekam Pembayaran Siswa

Jumlah siswa yang cukup banyak dapat membuat petugas keuangan di sekolah mengalami kewalahan hingga bisa menyebabkan kesalahan. Salah satunya adalah pembayaran siswa yang tidak terekam dengan baik. Hal ini tentunya dapat merugikan pihak siswa karena dalam sistem sekolah, mereka dianggap belum melakukan pembayaran. 

Aplikasi keuangan sekolah bisa menjadi solusi untuk merekam pembayaran siswa secara berkala dan sistematis. Setiap siswa tentunya memiliki Nomor Induk Siswa (NIS) yang bisa dijadikan kode bagi sekolah untuk merekam pembayaran yang dilakukannya. Apalagi ada berbagai jenis pembayaran, misalnya biaya pembangunan, bulanan dan lain sebagainya. 

Jika tenaga keuangan hanya mengandalkan buku untuk melakukan pencatatan pembayaran siswa, maka buku tersebut dapat hilang, sobek atau tinta yang sudah tidak terlihat sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan. Berbeda dengan aplikasi yang mengandalkan teknologi website sehingga riwayat pembayaran siswa bisa tersimpan dengan aman dan terjaga. 

Setiap aplikasi tentunya memiliki sistem kerja yang berbeda-beda sehingga Anda harus memahaminya dengan baik agar bisa memanfaatkan aplikasi keuangan sekolah untuk merekam pembayaran siswa. Jadi, tenaga keuangan akan lebih mudah untuk melihat bagaimana riwayat pembayaran satu siswa pada waktu tertentu, misalnya untuk melakukan pengecekan. 

Mencetak Kuitansi Pembayaran

Kuitansi merupakan bukti pembayaran dalam sebuah transaksi agar tidak terjadi kesalahpahaman atau penyalahgunaan salah satu pihak. Seharusnya pembayaran sekolah, baik uang bangunan, bulanan atau lainnya memiliki kuitansi yang nantinya akan diberikan pada siswa tersebut sebagai bukti pembayaran. Apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan, kuitansi sangatlah penting. 

Sayangnya, banyak tenaga keuangan di sekolah yang lupa memberikan kuitansi pada siswanya sehingga muncul kesalahpahaman. Selain itu, mencari kuitansi dan menulisnya secara manual membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Berbeda jika sekolah sudah menggunakan aplikasi keuangan sekolah, maka pembuatan kuitansi akan jauh lebih mudah. 

Anda tidak perlu melakukan pencatatan ulang, mengenai nominal, keperluan, tanggal, nama dan lain sebagainya karena semua itu sudah terprogram dalam aplikasi sehingga tenaga keuangan sekolah lebih mudah. Biasanya, tanggal, nominal, keperluan, dan lainnya sudah terprogram sehingga tenaga keuangan tinggal mencentang atau memberikan input yang sedikit. 

Setelah semua informasi yang dibutuhkan sudah ada, maka akan ada fitur mencetak kuitansi pembayaran. Anda tinggal menghubungkan perangkat PC atau laptop dengan mesin cetak, maka kuitansi pembayaran akan dicetak tanpa harus menuliskan ulang informasi dalam kuitansi. Itulah mengapa sudah banyak sekolah yang memanfaatkan aplikasi keuangan sekolah.

Pastikan Anda telah menghubungkan perangkat dengan mesin cetak dan kertas kuitansi sudah disiapkan juga. Anda bisa menyesuaikan ukuran kuitansi yang digunakan dengan mesin cetaknya, baik yang berukuran kecil atau pun besar, tergantung dengan kebutuhan sekolah.

Pembuatan Laporan Kalkulasi/ Rekapitulasi

Pada akhir bulan, akhir tahun atau akhir semester, biasanya sekolah melakukan evaluasi yang nantinya bisa bermanfaat untuk kemajuan sekolah itu sendiri, termasuk dalam bidang keuangan atau pembayaran siswa. Nantinya, akan dibuat laporan kalkulasi atau rekapitulasi mengenai pembayaran siswa pada waktu tertentu agar lebih mudah dievaluasi. 

Pembuatan laporan kalkulasi atau rekapitulasi secara manual tentu akan menyusahkan tenaga keuangan. Mereka harus melihat riwayat pembayaran dari awal dan melakukan pencatatan lagi. Padahal, tugas ini akan terasa jauh lebih mudah jika sekolah sudah memanfaatkan aplikasi keuangan sekolah.

Apalagi pembuatan laporan secara manual sangat memungkinkan terjadi kesalahan, terlebih jumlah siswa yang tidak sedikit sehingga membutuhkan tenaga dan waktu untuk bisa menyelesaikannya. Mungkin saja tugas ini tidak bisa selesai tepat waktu dan akhirnya evaluasi yang dilakukan berjalan kurang maksimal.

Berbeda jika sekolah sudah menggunakan aplikasi keuangan ini, maka semua pencatatan bisa dilakukan dengan mudah dan pembuatan laporan pun bisa segera selesai dikerjakan. Anda tinggal membuat formal laporan yang diinginkan dan memasukkan beberapa informasi tambahan agar laporan sesuai yang diharapkan oleh sekolah. 

Bagaimana? Banyak bukan kegunaan AKS untuk pembayaran siswa dan memudahkan tugas tenaga keuangan di sekolah. Bagi Anda yang tertarik mengetahui hal tersebut lebih lanjut, percayakan saja pada PT. Mono Solusi Indonesia. Kunjungi website kami di https://monosolusi.com/contact dan dapatkan informasi lebih mengenai Aplikasi Keuangan Sekolah.